Στο Μαλεβίζι, από το Γάζι και την Αμμουδάρα μέχρι την Τύλισο, τον Κρουσώνα και την Αγία Πελαγία, όλο και περισσότερες υποθέσεις με τις υπηρεσίες γίνονται πλέον ηλεκτρονικά. Αιτήσεις στον Δήμο, δικαιολογητικά για την Περιφέρεια, έγγραφα για το πανεπιστήμιο ή για ένα πρόγραμμα επιδότησης. Η διαδικασία είναι πιο γρήγορη από την ουρά στο γκισέ, αλλά έχει μια απαίτηση που μπερδεύει πολλούς: τα έγγραφα πρέπει να σταλούν σε μορφή PDF.
Το PDF ανοίγει ίδιο σε κάθε υπολογιστή και κινητό, δεν αλλάζει εύκολα και γι’ αυτό οι υπηρεσίες το προτιμούν. Το πρόβλημα είναι ότι τα δικά μας αρχεία σπάνια είναι έτοιμα σε αυτή τη μορφή. Έχουμε ένα έγγραφο Word, έναν πίνακα Excel ή απλώς φωτογραφίες από το κινητό. Κι όταν ένα αρχείο σταλεί σε λάθος μορφή, η αίτηση μπορεί να επιστραφεί ή να καθυστερήσει.
Ποιοι χρειάζονται PDF στην καθημερινότητα του Μαλεβιζίου
Οι ιδιοκτήτες ακινήτων είναι από τους πρώτους. Κάθε φορά που ανοίγει μια διαδικασία πολεοδομικού σχεδιασμού, όπως πρόσφατα με το σχέδιο πόλης της Αμμουδάρας, οι ενδιαφερόμενοι συγκεντρώνουν τίτλους, τοπογραφικά, βεβαιώσεις και υπεύθυνες δηλώσεις. Πολλά από αυτά υπάρχουν μόνο σε χαρτί ή σε φωτογραφίες και πρέπει να γίνουν καθαρά, ευανάγνωστα αρχεία.
Οι φοιτητές και οι μαθητές έχουν τις δικές τους προθεσμίες. Αιτήσεις για στέγαση και σίτιση, βεβαιώσεις σπουδών, εργασίες για το Πανεπιστήμιο Κρήτης ή το Ελληνικό Μεσογειακό Πανεπιστήμιο. Με το κόστος ζωής να πιέζει τις οικογένειες, κάθε αίτηση για στήριξη μετράει, και ένα λάθος αρχείο μπορεί να σημαίνει καθυστέρηση.
Οι πολιτιστικοί και αθλητικοί σύλλογοι των χωριών μας στέλνουν συχνά πρακτικά, προϋπολογισμούς και αιτήσεις για εκδηλώσεις ή για χρήση δημοτικών χώρων. Και οι επαγγελματίες, από τις τουριστικές επιχειρήσεις της ακτής μέχρι τους ελαιοπαραγωγούς και τους αμπελουργούς της ενδοχώρας, ανταλλάσσουν καθημερινά βεβαιώσεις, προσφορές και δικαιολογητικά με λογιστές και υπηρεσίες. Ειδικά το καλοκαίρι, όταν τα χωριά γεμίζουν πανηγύρια και εκδηλώσεις, οι προθεσμίες τρέχουν και τα μέλη των διοικήσεων κάνουν συνήθως αυτή τη δουλειά εθελοντικά.
Από Word, Excel ή φωτογραφία σε PDF
Αν έχετε το Office στον υπολογιστή σας, η αποθήκευση ως PDF υπάρχει μέσα στο πρόγραμμα. Πολλοί όμως δουλεύουν μόνο από το κινητό ή από έναν παλιό υπολογιστή χωρίς τα κατάλληλα προγράμματα. Μια εύκολη λύση είναι η μετατροπή σε pdf δωρεάν μέσα από τον browser, με το διαδικτυακό εργαλείο της Adobe, χωρίς να κατεβάσετε ή να εγκαταστήσετε κάτι.
Το εργαλείο δέχεται έγγραφα Word, πίνακες Excel, παρουσιάσεις PowerPoint και εικόνες, όπως JPG, PNG ή τις φωτογραφίες HEIC που βγάζουν πολλά κινητά. Επιλέγετε το αρχείο, περιμένετε λίγα δευτερόλεπτα και κατεβάζετε το PDF. Για τη δωρεάν χρήση μπορεί να σας ζητηθεί σύνδεση με δωρεάν λογαριασμό Adobe.
Ένα συχνό λάθος είναι η αποστολή δέκα ξεχωριστών φωτογραφιών αντί για ένα οργανωμένο αρχείο. Οι υπηρεσίες προτιμούν κάθε δικαιολογητικό να είναι ένα καθαρό PDF, με όλες τις σελίδες του στη σωστή σειρά. Αν ένα έγγραφο έχει πολλές σελίδες, φωτογραφίστε τις με τη σειρά και ελέγξτε ότι δεν λείπει καμία.
Πρακτικές συμβουλές πριν πατήσετε «αποστολή»
Μερικά απλά βήματα γλιτώνουν πολλά τηλεφωνήματα και επαναλήψεις:
- Φωτογραφίζετε σωστά. Βάλτε το χαρτί σε επίπεδη επιφάνεια, με καλό φως και χωρίς σκιές. Βεβαιωθείτε ότι φαίνονται και οι τέσσερις γωνίες.
- Ελέγχετε το αποτέλεσμα. Ανοίξτε το PDF πριν το στείλετε και δείτε ότι διαβάζονται οι υπογραφές, οι σφραγίδες και τα ποσά.
- Δίνετε κατανοητό όνομα. Ένα αρχείο με όνομα «ΠΑΠΑΔΑΚΗΣ_ΤΟΠΟΓΡΑΦΙΚΟ.pdf» βοηθά τον υπάλληλο να βρει αμέσως αυτό που ψάχνει.
- Προσέχετε το μέγεθος. Πολλές πλατφόρμες και πολλά email έχουν όριο. Αν ένα αρχείο είναι πολύ βαρύ, δοκιμάστε φωτογραφίες σε μικρότερη ανάλυση.
- Κρατάτε αντίγραφο. Φυλάξτε τα αρχεία που στείλατε σε έναν φάκελο με την ημερομηνία, για την περίπτωση που θα σας ζητηθούν ξανά.
Πού θα βρείτε τις επίσημες πληροφορίες
Πριν ετοιμάσετε οποιονδήποτε φάκελο, διαβάστε προσεκτικά την ανακοίνωση της υπηρεσίας. Εκεί αναφέρεται ποια έγγραφα χρειάζονται, σε ποια μορφή και μέχρι πότε. Για τον Δήμο Μαλεβιζίου, οι ανακοινώσεις αναρτώνται στην ιστοσελίδα του και συχνά φιλοξενούνται και στη «Φωνή».
Για θέματα που αφορούν την Περιφέρεια, όπως προσκλήσεις, προγράμματα για αγρότες και επιχειρήσεις ή στοιχεία επικοινωνίας των υπηρεσιών στο Ηράκλειο, η πρώτη στάση είναι η επίσημη ιστοσελίδα της Περιφέρειας Κρήτης. Αν κάτι δεν είναι ξεκάθαρο, ένα τηλεφώνημα στην αρμόδια υπηρεσία πριν από την αποστολή αξίζει περισσότερο από μια απορριφθείσα αίτηση.
Και για όσους δυσκολεύονται με τα ψηφιακά, τα ΚΕΠ και οι νεότεροι της οικογένειας είναι πάντα εκεί. Λίγη βοήθεια την πρώτη φορά αρκεί για να γίνει η αποστολή ενός PDF μια απλή υπόθεση ρουτίνας. Σε έναν δήμο όπως το Μαλεβίζι, όπου πολλοί κάτοικοι των ορεινών χωριών απέχουν αρκετά χιλιόμετρα από τις υπηρεσίες, κάθε αίτηση που γίνεται σωστά από το σπίτι είναι μια διαδρομή λιγότερη.
Προσθήκη του fonimaleviziou.gr στην Google
